اخلاق جعفری: آداب تلفن‌های کاری

اخلاق جعفری، جلد دوم، در باب تلفن

خیلی از ما نمی‌دانیم که هر کاری غیر از فن اجرا، آدابی نیز دارد. تلفن زدن، از بهترین مثال‌هایی است که اغلب ما می‌توانیم انجام دهیم، اما کسی یادمان نداده که آدابش چیست. با من همراه شوید تا آنچه را می‌دانم بگویم و بعد آنچه را نمی‌دانم بنویسید تا هم خوشحال شوم که «کامنت»‌ گرفته‌ام، هم این نوشته تکمیل‌تر شود و دور هم چیزی یاد بگیریم.

فرض این نوشته آن است که ما با کسی کاری داریم که کاری است(!) و بحث شخصی و دوستانه نیست. همچنین فرض می‌کنیم با مخاطب آن قدرها رفیق و ندار نیستیم که مثلاً از این طرف سالن به آن طرف سالن داد بزنیم و حرفمان را بگوییم و لازم است حدی از رسمیت را رعایت نماییم.

همچنین، این نوشته فرض می‌کند که ما انسان باشعوری هستیم که به وقت مردم و ساعت‌های استراحت و حریم خصوصی‌شان احترام می‌گذاریم.

اخلاق جعفری: در باب تلفن‌های کاری
این خانم معتقد است بهتر است آدم باشیم و مثل آدم تلفن بزنیم. من نمی‌گویم ها. این خانم می‌گوید.

چرا تلفن بزنیم؟

خیلی‌ها معتقد هستند برای کارهای رسمی و اداری، تلفن وسیله‌ی مناسبی نیست و بهتر است درخواست‌ها و فرمایشاتمان را مکتوب کنیم و در قالب نامه یا ایمیل یا پیامک یا روش‌های جایگزین امروزی به مخاطبمان انتقال دهیم.

این حرف زیاد دقیق نیست، به هزار و یک دلیل که اینجا مجال باز کردنشان نیست.

بهتر است فرض کنیم که لازم شده زنگ بزنیم.

مثال‌هایی از برتری تلفن (اگر نمی‌نوشتم می‌مردم):

  • ممکن است نخواهیم زیاد هم رسمی باشیم.
  • ممکن است نخواهند زیاد هم رسمی باشیم.
  • ممکن است مایل باشیم قبل از رسمی کردن موضوع، مظنه‌ای از عکس‌العمل مخاطبمان را به دست آوریم.
  • ممکن است کاری داشته باشیم که بهتر است رسمی نشود. (ما اهل پیشنهاد رشوه و پارتی‌بازی نیستیم، ولی خب، کار است دیگر.)
  • ممکن است بخواهیم به کارمان با برقراری تماس تلفنی شتاب دهیم.

به کدام شماره‌ی مردم زنگ بزنیم؟

بسیاری از ما چندین شماره از مخاطب‌هایمان داریم که همه را تحت یک نام، در گوشی‌های موبایلمان ریخته‌ایم. سؤال اینجاست که به کدام یک زنگ بزنیم؟

اگر هم شماره‌ی دفتر کار کسی را داشتیم و هم تلفن همراه و هم تلفن منزلش، کدام را انتخاب کنیم؟

ادب ایجاب می‌کند که اول دفتر کارش را امتحان کنیم و اگر نشد و نبود، تلفن همراهش را بگیریم.

آن وقت اگر کارمان راه نیافتاد و نمی‌توانستیم صبر کنیم، شماره‌ی منزلش را بگیریم؟

نه! باز هم نگیریم.

شماره‌ی تلفن منزل برای کارهای اداری نیست، مگر آن که مخاطب ما صریحاً یا تلویحاً اجازه‌ی این کار را به ما داده باشد.

از این‌جا به بعد نوشته، فرض می‌کنیم که شماره‌ی موبایل را انتخاب کرده‌ایم.

چه زمانی زنگ بزنیم؟

بهتر است تماس‌های کاری ما در طول ساعت‌های کار اداری باشند؛ یعنی ساعت‌هایی که اغلب مردم به کار اختصاص می‌دهند.

اخلاق جعفری: در باب تلفن‌های کاری

در عرف نظام اداری و فرهنگ شغلی ما در ایران (مثل بیشتر جاهای دنیا) این زمان بین هشت صبح تا حدود پنج و شش عصر است و تماس بعد از ساعت هفت، اصلاً مؤدبانه نیست.

اگر ساعت ابتدایی را به جای هشت، نه صبح در نظر بگیریم که چه بهتر.

توجه داریم که ممکن است مخاطب ما شب‌کار باشد. ممکن است اوضاع با عرف متداول و معمول تفاوت داشته باشد. خودمان عقل داریم و نکته را می‌گیریم. مهم این است که در ساعت‌هایی که اشخاص به استراحت می‌پردازند یا در کنار خانواده‌ی خود هستند برای کارهای اداری تماس نگیریم.

اگر در روز تعطیل یا ساعتی غیرمتعارف تماس می‌گیریم، باید دلیل خیلی خوبی برای کارمان داشته باشیم و برای این پرسش فرضی که «نمی‌شد وقت دیگری تماس بگیری؟»‌، پاسخ قانع‌کننده‌ای پیش وجدان خودمان داشته باشیم.

چطور زنگ بزنیم؟

یک بار زنگ بزنیم و اگر گوشی را برنداشت، حداقل ۷۶۹ بار دیگر به صورت مداوم و لاینقطع تماس بگیریم تا یا روانی شود و یا گوشی تلفنش را به گوشه‌ای پرتاب کند و بترکاند و یا ما را از گردونه‌ی زندگی حرفه‌ای و شخصی خود برای همیشه بیرون بیاندازد؟

میل خودمان است. اما راه بهتر آن است که اگر مخاطب ما به تماس تلفن همراه خود جواب نداد، پیامکی بزنیم و خود را معرفی کنیم و بگوییم چه کار داریم و از او خواهش کنیم تا هر زمان فرصت داشت به ما اطلاع دهد که مجدداً تماس بگیریم. این روش مؤدبانه‌ای است برای آن که از او خواهش کنیم خودش زنگ بزند.

حالا اگر خودمان هم یکی دو ساعت بعد مجدداً تماس بگیریم اشکالی ندارد.

چه بگوییم؟

خوبیِ مکالمه‌های کاری آن است که زیاد حاشیه ندارند و لزومی ندارد حال تک‌تک دوستان و آشنایان را بپرسیم و یادمان باشد که آخرین دغدغه‌ی طرف مقابل چه بود و خیلی نگران‌طور پی‌گیر آن امور هم شویم.

در مکالمه‌های اداری می‌توانیم (و بهتر هم هست) مستقیم سر اصل مطلب برویم و وقت خودمان و مخاطبمان را تلف نکنیم.

اما یک کار کوچک هست که نباید جا بیافتد:

هنگامی که به تلفن همراه کسی زنگ می‌زنیم، همیشه درست پس از سلام و بدون فوت وقت، باید خود را معرفی کنیم و باز هم فوراً بپرسیم که آیا مخاطب امکان صحبت دارد یا خیر. همه‌ی این زنجیره‌ی سلام و معرفی و پرسش بنیادین، می‌توانند در ده ثانیه روی دهند.

اخلاق جعفری: در باب تلفن‌های کاری
مثال تصویری دومنظوره، جهت مورد بالا و پایین

حالا اگر مخاطب ما فرصت داشت و مثلا در جلسه‌ای نبود و درست وقت رد شدن از خیابان نبود و لیوان آب دستش نبود، می‌توانیم کارمان را بگوییم و صحبت کنیم.

این تشریفات را با چه کسانی رعایت کنیم؟

این سبک رسمیت و احترام مختص کسانی است که کارمان پیششان گیر کرده و به کمکشان نیاز داریم یا در جایگاه اداری بالاتری از ما قرار دارند و گور لق بقیه؟

به خودمان مربوط است. اما به نظر می‌رسد بین انسان‌ها از نظر انسانیت تفاوتی نباشد.

اگر مدیرعامل شرکت بزرگی هستیم و با جزءترین کارمند و کارشناس سازمان خودمان هم کار داریم، باید این تشریفات را رعایت کنیم.

حتی اگر از منشی یا مسئول دفترمان می‌خواهیم که شماره‌ای را برایمان بگیرد تا صحبت کنیم، باید بدانیم که او از سوی ما تماس گرفته و مردم خوبی و بدی رفتار او را با از چشم ما می‌بینند و واقعاً هم مسئولیت داریم. بهتر است مطمئن باشیم رفتار صحیح را می‌داند و به کار می‌بندد.

ما همه انسان هستیم و حفظ احترام دیگران و حریم خصوصی‌شان، چیزی از شأن و منزلت ما کم نمی‌کند.

دیگر چه؟

فعلا همین‌ها به ذهن من رسید. به دلایلی که در بالا عرض کردم، برایم بنویسید که در این فهرست جای چه چیزهایی خالی است.

 

3 دیدگاه

  1. طاها جان من هروقت به همکارای غیر صمیمیم می‌خوام زنگ بزنم قبل از زنگ اس ام اس میدم، خودمو معرفی می‌کنم و می‌پرسم که کی زنگ بزنم.
    من خیلی باشعورم.

  2. متأسفانه زمانه ای شده که آداب معاشرت را با استناد به مقالات باید تبین کرد، من همیشه فکر میکردم در این جنگ نابرابر فقط خودم هستم که سعی میکنم به اخلاق مقید باشم خوشحالم از اینکه دغدغه های بدیهی وواقعا لازمه یک جامعه شهری رو کنکاش میکنی و یادآوری میکنی ممنون

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.