چگونه ایمیل نزنیم ـ به زبان ساده

ایمیل، یا به قول فرهنگستان زبان و ادب فارسی، رایانامه، نام یک فن‌آوری است که با آن می‌توان متنی را نوشت و از راه اینترنت برای دیگران فرستاد.

تا اینجایش را تقریباً همه می‌دانیم؛ خوب هم می‌دانیم.

امّا این که ساختار نامه‌ی ما باید چطور باشد و چگونه باید از این فن‌آوری استفاده کرد، چیزی است که خیلی‌هایمان نمی‌دانیم و کسی به ما یاد نداده است.

شاید بگویید تقصیر را به گردن «ندانستن» انداختن، بی‌انصافی است. امّا اگر نخواهیم ندانستن را دخیل بدانیم، باید برویم سراغ «نخواستن» و «اهمیت ندادن»، که بی‌انصافانه‌تر از «ندانستن» هستند و بنابراین بهتر است مثبت فکر کنیم.

در ادامه با من باشید تا با زبان ساده عرض کنم که چگونه نباید ایمیل بزنیم، یا چگونه ایمیل نزنیم.

ایمیل برای چه کاری است

۱ ـ ایمیل در اصل برای آن است که نامه‌ها و پیام‌هایمان را از طریق شبکه‌ی اینترنت (یا هر شبکه‌ی دیگری)، برای کسانی که با این فن‌آوری آشنایند ارسال کنیم.

۲ ـ از ایمیل می‌توانیم برای اشتراک در خبرنامه‌ها استفاده کنیم.

۳ ـ‌ اگر با ابزارهای خبرخوان RSS آشنا نیستیم، از ایمیل می‌توانیم برای مطلع شدن از به‌روزرسانی‌های سایت‌ها و وبلاگ‌های مورد علاقه‌مان استفاده کنیم.

ایمیل برای چه کاری نیست

۱ ـ ایمیل برای تبلیغات نیست. ارسال فله‌ای ایمیل برای کسانی که کاملاً مطمئن نیستیم تمایلی به دریافتشان داشته باشند، مصداق «هرزنامه» و «اسپم» است و نباید چنین کنیم. حتّی اگر نام این کارمان را «ایمیل مارکتینگ» بگذاریم، باز هم فرقی در اصل ماجرا نمی‌کند.

۲ ـ ایمیل برای به اشتراک گذاشتن نکات پندآموز، طالع روزانه، درس‌هایی که می‌توانیم از هزارپا بیاموزیم، اخبار جنبش فلان، و چیزهایی از این دست نیست. برای این کارها می‌توانیم از شبکه‌های اجتماعی استفاده کنیم.

ایمیل برای چه کاری نیست
ایمیل برای این کارها نیست

عنوان ایمیل

۱ ـ ایمیل باید عنوان داشته باشد. نرم‌افزارها و برنامه‌های مرسوم ارسال ایمیل، عمدتاً نامه‌های بدون عنوان را هم می‌فرستند و نهایتش این است که یک هشدار می‌دهند. امّا آدم باید خودش جنبه داشته باشد.

۲ ـ عنوان، عبارتی است یک تا چند کلمه‌ای، که خیلی مختصر و مفید شمه‌ای از متن نامه‌ای که می‌خواهیم درباره‌ی آن صحبت کنیم را به گیرنده نشان بدهد.

۳ ـ‌ در بخش عنوان، نباید متن نامه را بنویسیم.

۴ ـ در بخش عنوان اگر از عباراتی همچون Fwd و Re بیش از یکی می‌بینیم، بهتر است فقط یکی را نگاه داریم و اضافی‌ها را حذف کنیم.

چگونه ایمیل بزنیم
توضیح با رسم شکل

مثال

می‌خواهیم ایمیلی به دوستمان بزنیم و به او بگوییم که قصد داریم پولی را که به او بدهکاریم پس بدهیم و برای این کار شماره‌ی حسابش را لازم داریم.

برای عنوان نامه می‌توانیم از عبارت‌هایی همچون «شماره حساب»، «پرداخت بدهی» یا «تسویه حساب» استفاده کنیم.

عبارت‌هایی مانند «hi»، «سلام»، «بده»، «ببین»، «آقا دمت گرم»، «مخلصیم»، «:)»، «حاجی شماره حسابتو بده تا پوله رو بریزم برات، ترجیحاً کارت عضو شتاب باشه»، و چیزهایی از این دست را نباید در بخش عنوان ایمیل بنویسیم.

گیرنده‌ی ایمیل

۱ ـ‌ گیرنده‌ی ایمیل کسی است که قرار است با دیدن آن کاری انجام دهد یا فکری بکند، و خلاصه آن که مخاطب اصلی نامه است. نام ایشان را (هر تعداد که باشند)، باید در بخش To بنویسیم.

۲ ـ ممکن است لازم باشد رونوشتی از ایمیل را برای کسان دیگری نیز بفرستیم تا در جریان مکاتبات ما قرار بگیرند. نام ایشان را (هر تعداد که باشند)، باید در بخش Cc بنویسیم.

۳ ـ ممکن است لازم باشد هنگام ارسال رونوشت نامه به دیگران، نامشان را از گیرندگان مخفی کنیم تا شناخته نشوند. نام ایشان را (هر تعداد که باشند)، باید در بخش Bcc بنویسیم.

چگونه ایمیل بزنیم
نمایی از سرویس Gmail

۴ ـ ممکن است به هر دلیلی مایل باشیم مثل آن زمان‌هایی که شبکه‌های اجتماعی اختراع نشده بودند، ایمیل‌های روزانه‌ی حاوی نکات پندآموز و اخبار جنبش و شایعات دست‌اول و این‌جور چیزها را برای دوستانمان بفرستیم. یا ممکن است آدم مزخرفی باشیم و بخواهیم تبلیغات و هرزنامه و اسپم را به صورت فله‌ای برای ده‌ها و صدها نفر بفرستیم. در این قبیل موارد، باید نام گیرندگان را در بخش Bcc بنویسیم تا لااقل نشانی قربانیان نگون‌بختمان را به دست کس و ناکس نرسانیم.

۵ ـ نشانی‌های ایمیل با www شروع نمی‌شوند.

۶ ـ از یک سرویس‌دهنده‌ی ایمیل، می‌توان بدون مشکل برای سرویس‌دهنده‌های دیگر ایمیل فرستاد. لازم نیست هر بار این موضوع را سؤال کنیم.

چگونه ایمیل بزنیم
از جیمیل به یاهو!

متن ایمیل

۱ ـ ایمیل باید متن داشته باشد. نرم‌افزارها و برنامه‌های مرسوم ارسال ایمیل، عمدتاً نامه‌های بدون متن را هم می‌فرستند و نهایتش این است که یک هشدار می‌دهند. امّا ایمیل باید متن داشته باشد. ایمیل حتماً باید متن داشته باشد. ایمیل باید حتماً متن داشته باشد. (حضرت سه بار فرمودند!)

۲ ـ در متن ایمیل باید بنویسیم که موضوع چیست و برای چه ایمیل زده‌ایم. نباید فهم این موضوع را به هوش گیرنده‌ی نامه واگذار کنیم.

۳ ـ اگر نامه‌ای رسمی و اداری برای کسی می‌نویسیم، دلیل نمی‌شود که چون آن نامه را با ایمیل می‌فرستیم لازم نیست اصول مکاتبات رسمی و اداری را رعایت کنیم.

۳ ـ متن نامه را به همان زبانی بنویسیم که گیرنده‌ی نهایی می‌تواند بخواند.

چگونه ایمیل بزنیم
اگر باز زبان گیرنده آشنا نیستیم، می‌توانیم کمک بخواهیم یا از خیر ایمیل زدن بگذریم.

۴ ـ اگر نشانی ایمیل ما گویا نیست که چه کسی هستیم، باید در بخشی از متن نامه، مثلاً انتهای آن، خودمان را معرفی کنیم تا گیرنده‌ی بینوا مجبور نشود حدس بزند با چه کسی طرف است. حتی اگر نشانی ایمیل ما کاملاً گویاست، بهتر است متنمان را مثل امضایی که در انتهای مکاتبات کاغذی خود می‌کنیم، با نام خودمان تمام کنیم.

مثال

می‌خواهیم ایمیلی به دوستمان بزنیم و به او بگوییم وقت آن رسیده که پولی را که به او قرض داده‌ایم پس بگیریم.

برای متن این نامه می‌توانیم بعد از سلام و تعارف (یا حتی بدون سلام و تعارف)، بنویسیم که وقت آن رسیده که پولی را که به او قرض داده‌ایم پس بگیریم.

عبارت‌هایی مانند «!»، «بده»، «:(»، «چی شدی پس؟»، «hi»، «سلام»، و چیزهایی از این دست، به عنوان متن ایمیل قابل قبول نیستند.

ضمیمه‌ها

۱ ـ اگر قرار است فایل‌هایی همراه ایمیل ما باشند، باید آن‌ها را ضمیمه‌ی ایمیل خود کنیم. اگر ضمیمه نکنیم، فایده ندارد.

۲ ـ در متن نامه باید توضیح دهیم که این ضمیمه‌ها چه هستند و برای چه کاری ارسال شده‌اند. نباید فهم این موضوع را به هوش گیرنده‌ی نامه واگذار کنیم.

۳ ـ فایل‌های ضمیمه‌ی ایمیل ما باید اسم متناسب و مرتبط داشته باشند. نباید فهم این موضوع را به هوش گیرنده‌ی نامه واگذار کنیم. عبارت‌هایی همچون “New Zip File” و “pic_0003178987983” اسم محسوب نمی‌شوند.

چگونه ایمیل بزنیم
این نامه نه متن دارد و نه عنوان. ضمیمه‌اش هم که این‌طوری! شیر بی یال و دم و اشکم که دید؟!

پاسخ ایمیل

۱ ـ‌ این‌طور نباشیم که مجبور باشند بعد از هر ایمیلی که به ما می‌زنند، یک بار هم تلفن بزنند و بگویند: «مخاطبم ایمیلت را.»

۲ ـ به ایمیل‌هایی که به ما می‌زنند، پاسخ دهیم. اگر قرار است کاری نکنیم و نمی‌خواهیم بحث را ادامه دهیم، باز هم ایمیل بزنیم و مؤدبانه (یا اصلاً غیرمؤدبانه) این موضوع را بگوییم.

۳ ـ هنگام پاسخ دادن به ایمیل مردم، دقت کنیم که احتمالاً لازم است از گزینه‌ی reply-to-all استفاده کنیم تا پاسخ ما برای تمام کسانی که نامشان در فهرست گیرندگان مستقیم و غیرمستقیم (To و Cc) ارسال شود و مکاتباتی که شروع شده، نیمه‌کاره رها نشوند.

۴ ـ‌ هنگام پاسخ به ایمیل دیگران، چیزهایی که آن‌ها نوشته‌اند را پاک نکنیم. در عوض از بالا شروع کنیم و حرف خودمان را بنویسیم و بگذاریم آنچه آن‌ها نوشته‌اند سر جایش بماند. ممکن است یادشان نباشد چه گفته بوده‌اند و همه‌ی سرویس‌های ایمیل هم مثل جیمیل باهوش نیستند که گفت‌وگوها را پشت سر هم ردیف کنند.

نکته‌ی مهم

جیمیل (Gmail)، یکی از انواع موجود سرویس‌های رایگان ایمیل است. یک جور چیز جداگانه‌ای نیست.

چگونه ایمیل بزنیم
شما جیمیل دارید یا ایمیل؟
 

11 دیدگاه

  1. سلام
    قسمت “نکته ی مهم” که درد خیلیاس 🙂 ؛ اما با مورد ۴ از بخش “پاسخ ایمیل” مخالفم، البته فکر کنم خودتم نظر خیلی مثبتی بهش نداشته باشی طاها خان، چون در مکاتبات قدیمی مون هم این موضوع توش رعایت نمیشد (بجز آخرین ایمیل).
    من که حتی چند ثانیه وقت رو اختصاص میدم تا دقت کنم که قسمت Quote در ایمیلم وجود نداشته باشه، و اگه به نظر من باشه که میگم اصلا کار درستی هم نیست، جز در موارد بسیار اندکی که به نقل قول مخاطب نیاز داشته باشیم، در غیر این صورت حتی اگه طرفین از سرویس های ایمیل باهوش هم استفاده نکنن باز بهتره خودشون زمانی رو صرف به یاد آوردن گفته هاشون کنن تا اینکه ما اینکارو براشون انجام بدیم. 🙂

    1. چیزی که عرض کردم، روش مرسوم در مکاتبات ایمیلیه. فایده‌های خیلی زیادی داره. مثلاً ممکنه لازم باشه یک گفتگو رو چاپ کنیم و اون‌وقت بهتره تمام حرف‌های مرتبط، از اول تا آخر، یکجا باشند. یا مثلاً لازم باشه کسی رو از وسط گفتگو وارد ماجرا کنیم. اون شخص تازه‌وارد می‌تونه راحت به تمام چیزهایی که از ابتدا تا انتها گفتیم، دسترسی داشته باشه و توی باغ بیاد. از همه مهم‌تر اینه که ما همیشه از موضع بالا صحبت نمی‌کنیم. ممکنه مخاطب ما خیلی راحت به خاطر این که حوصله پی‌گیری نداشته باشه، کار ما رو عقب بندازه یا اصلا انجام نده. پس بهتره بهانه دستش ندیم. در نامه‌های کاغذی که اشاره کردی، همیشه می‌نوشتیم «پیرو یا بازگشت به نامه فلان مورخ فلان»، و زحمت پیدا کردن اون «فلان» رو به دبیرخونه‌ها می‌دادیم که در میان شماره‌ها بگردن و پیدا کنن. اما در مکاتبات ایمیلی، اغلب با خود اشخاص سروکار داریم و دبیرخانه‌ای وسط نیست و سرعت پاسخ‌گویی خیلی مهمه. اینا دلایلی هستن که به ذهن من رسیدن، که ممکنه ناقص یا معیوب باشن. ولی فارغ از این که دلایلش رو درست حدس زده باشم یا نه، رویه و نظم جاری و پذیرفته‌شده، همینی هست که عرض کردم.

  2. فکر‌ می‌کنم بزرگترین مشکل‌معمولا با ادبیاتیه که تو متن ایمیل به کار می ره. به شخصه به خاطر اختلاف بیش از حد ادبیات رسمی و غیر رسمی فارسی، معمولا قید فارسی نوشتن رو می زنم و‌ از ادبیات شیرین انگلیسی کمال استفاده رو می برم!

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.